Учет рабочего времени

Автоматизация учета рабочего времени помогает не только сократить трудозатраты, но и исключить влияние человеческого фактора, когда табель заполняется вручную.

Корректный учет рабочего времени возможен только при обязательной регистрация времени прихода/ухода сотрудников на рабочее место. Все сотрудники предприятия получают бесконтактные карты доступа и подписывают инструкцию, которая обязывает их при приходе на работу и при уходе с работы подносить карту к считывателю. При поднесении карты к считывателю система идентифицирует сотрудника, фиксирует время предъявления карты и записывает событие приход/уход в базу данных.

При организации системы регистрации возможны несколько вариантов, отличающихся составом используемого оборудования:

• Вариант 1 Минимальный комплект оборудования системы повышения эффективности
• Вариант 2 (комплект с замком)
• Вариант 3 (комплект с турникетом)

Кроме работ по монтажу оборудования для обеспечения автоматизированного учета рабочего времени на предприятии необходимо:

• с помощью программного обеспечения создать необходимые графики работы
• указать для каждого из графиков работы те устройства системы (контроллеры), вход/выход через которые будут соответствовать приходу/уходу с рабочего места
• установить для каждого сотрудника график работы.

Графики работы

Журнал отработанного времени

Табель учета рабочего времени

Программное обеспечение поддерживает многосменные и скользящие графики работы, обеспечивает корректный учет рабочего времени при самых различных видах трудового распорядка.

Для каждого сотрудника возможно на определенный период времени изменить график работы на другой с автоматическим возвратом к прежнему графику. Это удобно, например, в период отпусков.

Предусмотрена возможность ввода оправдательных документов и нарядов на сверхурочные работы, что позволяет не только учитывать отсутствие сотрудников по уважительным причинам, но и вести отдельный учет сверхурочных работ.

Используя данные о приходах/уходах сотрудников и введенные в систему оправдательные документы, осуществляется заполнение табеля учета рабочего времени по стандартным формам Т-12 и Т-13. При этом учитывается только реальное присутствие сотрудника на рабочем месте в рамках его рабочего графика.

С помощью программного модуля «ФОРМУЛА:Модуль «Учет рабочего времени». Интеграция с 1С:Предприятие 8» возможно использование полученных данных об отработанном времени для расчета заработной платы в 1С.

Схемы построения системы регистрации прихода/ухода сотрудников на рабочее место

Вариант 1 Минимальный комплект оборудования системы повышения эффективности.

Состав системы: терминал учета рабочего времени (LICON) бесконтактные карты по числу сотрудников программное обеспечение.

Минимальный комплект оборудования не предполагает использование замков или турникетов. Терминалами (LICON) оборудуются одна или несколько точек регистрации времени прихода/ухода. Получая карты, сотрудники предприятия подписывают инструкцию, которая обязывает их при приходе на работу и при уходе с работы подносить карту к терминалу (LICON). При поднесении карты к терминалу (LICON) система идентифицирует сотрудника и фиксирует в памяти время его прихода/ухода. Для того, чтобы сотрудник точно знал время своего прихода и ухода, которое потом попадает в отчеты, на экране LICON индицируется текущее время. Нарушения (опоздания, преждевременные уходы, ошибки, например, попытка снова зарегистрировать «вход» вместо «выхода») выделяются цветом и сопровождаются звуковым сигналом.

Вариант 2 (комплект с замком).

Состав комплекта: электрический замок контроллер два считывателя бесконтактных карт бесконтактные карты по числу сотрудников программное обеспечение.

В варианте с замком можно организовать регистрацию на входе в помещение (например, в цех). При этом система будет фиксировать все входы и выходы, т.е. нахождение вне цеха может не учитываться, как рабочее время. При такой организации системы можно не только фиксировать время прихода/ухода, но и предотвратить неэффективное использование рабочего времени. Достаточно определить для сотрудников право входа только в те помещения, где ему необходимо бывать по своим служебным обязанностям. В остальных помещениях его карта доступа не сможет открыть электрические замки. Это сократит бесцельные перемещения по предприятию и отвлечение других сотрудников от работы.

Вариант 3 (комплект с турникетом).

Состав комплекта: турникет контроллер два считывателя бесконтактных карт бесконтактные карты по числу сотрудников программное обеспечение.

В этом варианте на проходной предприятия устанавливается один или несколько турникетов. При проходе через турникеты сотрудники предъявляют карты и соответственно осуществляется регистрация приходов/уходов. Это самый надежный способ контроля, поскольку он не позволяет сотруднику «забыть» предъявить карту или передать её другому для предъявления «вовремя». Использование турникетов на проходной предприятия позволяет совместить контроль доступа и учет рабочего времени и приводит к экономии средств и более быстрой окупаемости системы.